Politique de confidentialité de ID FACTO

Objet
La société par actions simplifiée ID FACTO (ci-après, « ID FACTO ») apporte le plus grand soin à la gestion et à la protection de vos données personnelles, conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, notamment la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 dit « RGPD » (ci-après, « Réglementation »).

Ce document a vocation à vous informer sur la manière dont ID FACTO collecte, utilise, traite et transmet vos données à caractère personnel (ci-après, « données personnelles »), lorsque vous êtes en relation avec une de nos études, notamment lorsque vous utilisez nos services et consultez notre site Internet. Vous trouverez également la description de vos droits à la protection de la vie privée et la façon dont la règlementation vous protège.

Veuillez noter que la présente Politique de confidentialité est susceptible d'être modifiée ou complétée à tout moment, notamment en vue de se conformer à toute évolution législative, règlementaire ou jurisprudentielle. Vous seriez tenus informés par la publication de la nouvelle version de la présente politique sur notre site Internet.

Nous vous invitons à lire cette politique de confidentialité attentivement.

Si à la lecture de ce document, vous avez des questions, ou si vous souhaitez exercer vos droits, nous vous invitons à prendre contact avec votre interlocuteur habituel ou notre Correspondant à la protection des données :

• par e-mail à l’adresse : rgpd@idfacto.fr
• ou par courrier à l’adresse suivante : ID FACTO, Monsieur le Correspondant à la protection des données – 8 rue des Graviers, 92200 Neuilly-sur-Seine

Le Correspondant à la protection des données a, notamment, pour mission de s’assurer au quotidien de la mise en conformité de ID FACTO au RGPD et donc du respect de vos données personnelles.
Pour les besoins du présent document, les termes « Nous » ou « nos/notre » désignent les études du groupe ID FACTO.

Définition des données à caractère personnel et des données dites sensibles

Une donnée personnelle est toute information qui se rapporte à une personne physique identifiée ou identifiable telle que notamment son nom et prénom, son adresse (postale et/ou électronique), son âge, sa date de naissance, mais également son numéro de compte en banque, son numéro de téléphone fixe ou mobile, son adresse IP, sa profession ou son numéro de sécurité sociale.

Pour les données dites « sensibles », la Réglementation impose des conditions strictes quant à leur utilisation. Selon le RGPD, la donnée sensible est une donnée qui a trait à la santé, aux infractions, aux condamnations pénales, à l’orientation sexuelle, aux orientations politiques et croyances religieuses. Un traitement relatif aux données sensibles ne peut se faire que dans certains cas très spécifiques prévus par la Réglementation ou avec votre autorisation expresse.

Dans le cadre de ses prestations de rédaction et signification d'actes ou de recouvrement de créances, ID FACTO peut être amenée à traiter, de manière exceptionnelle, des données sensibles vous concernant lorsque les mandants d'ID FACTO le jugent nécessaire.

Responsable de traitements

Ce document a été élaboré par ID FACTO, agissant en tant que responsable de traitement de vos données personnelles. Ces traitements sont de nature différente : collecte, réception, consultation, sauvegarde, communication, destruction,…

Le siège social de ID FACTO est situé 8 rue des Graviers - 92200 Neuilly-sur-Seine.

Personnes concernées

Cette politique de confidentialité est destinée à toute personne physique en relation, de façon directe ou indirecte, avec une étude de ID FACTO incluant notamment :

• Nos clients, créanciers, défendeurs, débiteurs, ou autres justiciables et leurs représentants légaux ;
• Toute personne qui nous contacte pour nos prestations ;
• Tout tiers concerné par une procédure liée à l'exécution de nos missions (ex: tiers saisi, tiers à dénoncer, experts…) ;
• Nos sous-traitants et leur personnel ;
• Nos fournisseurs et leur personnel ;
• Nos prestataires et leur personnel ;
• Nos partenaires et leur personnel ;
• Les visiteurs de nos locaux ;
• Les visiteurs de notre site internet.

Dans tous ces cas, nous utilisons ou sommes susceptibles d’utiliser vos données personnelles. Si vous en faites partie, nous vous invitons à lire attentivement ce document.

Traitement des données

ID FACTO peut traiter des données à caractère personnel par différents moyens, notamment :

• lorsque vous transmettez des renseignements en tant que client dans le cadre des prestations fournies ou à fournir par ID FACTO ;
• via les courriels échangés entre vous et ID FACTO ;
• lorsque les parties requérantes ou leur mandataires nous transmettent des données ;
• via les données intrinsèques à l'affaire concernée résultant des pièces à notre disposition ;
• via la consultation de sources authentiques mis à notre disposition (enquêtes Béteille, FICOBA, Système d'Immatriculation des Véhicules (SIV), Demande de renseignements sommaires urgents (DRSU), Répertoire national d’identification des personnes physiques…) ;
• via les sources publiques (Infogreffe, Bodacc, réseaux sociaux, …) ;
• via le formulaire « Contact » que vous avez complété et soumis par l’intermédiaire de notre site internet ;
• via les pages de notre site Internet destinées à vous permettre de procéder à des paiements en ligne, consulter vos dossiers, constats ou actes ;
• via les cookies de session et autres outils semblables déployés sur le site internet de ID FACTO, et notamment ceux qui ne peuvent être consultés que par des utilisateurs authentifiés connectés au site internet ;
• via la déclaration des jeux-concours dont nous garantissons la régularité ; et
• via les renseignements recueillis à travers les dispositifs de vidéosurveillance installés dans certaines de nos études.

Bases légales de traitement des données personnelles

Tout au long d'un traitement ayant une des bases juridiques détaillée ci-après, ainsi que pour une période subséquente (voir point X Durée de conservation des données personnelles), il ne nous est pas possible de supprimer de nos systèmes d'information vos données personnelles qui sont nécessaires audit traitement.
Nous sommes habilités à traiter vos données personnelles dans les cas suivants :

Conclusion et exécution d’un contrat :

Nous utilisons vos données personnelles pour conclure et exécuter des contrats avec vous.
Si le recueil de vos données personnelles est nécessaire pour souscrire et exécuter des contrats avec vous, un refus de votre part de nous transmettre vos données soit nous mettra dans l’impossibilité de nous engager dans une relation contractuelle avec vous, soit nous empêchera d’exécuter nos engagements contractuels.

Obligation légale :

Nous devons prendre des mesures pour lutter notamment contre la fraude, le financement du terrorisme et le blanchiment de capitaux. Afin de satisfaire à ces obligations légales, nous devons par exemple vérifier votre identité et en conserver la preuve ou encore nous assurer que les opérations effectuées par vos soins sont conformes aux informations recueillies lors de l’entrée en relation et régulièrement actualisées.

Intérêt légitime de ID FACTO ou de tiers :

Nous pouvons également traiter vos données personnelles sans que vous n’ayez besoin d’y consentir lorsque nous justifions d’un intérêt légitime. Nous nous assurerons alors que notre intérêt légitime n’empiète pas sur le vôtre, ni sur vos libertés et droits fondamentaux. Autrement dit, nous traiterons vos données qu’une fois assurés que vos intérêts, vos droits et votre liberté ne sont pas compromis par ledit traitement. Dès lors qu’il y a un risque de voir vos droits ou libertés affectés, nous ne traiterons pas vos données personnelles, à moins de disposer d’une autre base juridique pour le faire, comme par exemple la conclusion et l’exécution d’un contrat ou votre consentement.
Ainsi, nous avons un intérêt légitime à utiliser vos données personnelles pour procéder notamment aux opérations suivantes :

• La gestion de l'accueil et de l'accès aux locaux ;
• La sécurité des locaux de ID FACTO ;
• La prestation de nos services : organisation de jeux concours ; recouvrement amiable ou judiciaire des créances de nos clients ; opérations de constats ; rédaction et signification d'actes ; médiation judiciaire ou conventionnelle ; ventes aux enchères ; saisies immobilières ou mobilières ;
• la preuve de transactions ou d'opérations ;
• le développement commercial (par exemple, toute communication relative à une vente aux enchères).

Le consentement :

Votre consentement est parfois nécessaire pour que vos données personnelles puissent être traitées. Nous vous invitons en conséquence à toujours lire attentivement les informations qui vous sont fournies sur l’utilisation de vos données personnelles avant d’accorder votre consentement. Votre consentement pourra néanmoins être retiré à tout moment en vous adressant à notre Correspondant à la protection des données personnelles dont les coordonnées sont précisées ci-après (voir XII Exercice de vos droits). Votre consentement est également requis lorsque nous utilisons des « cookies » et d’autres techniques comparables.
Le cookie désigne un petit fichier texte déposé par le site internet consulté sur le disque dur de l’ordinateur ou smartphone de l’utilisateur. Il est utilisé pour enregistrer des données liées à sa visite comme les choix ou les préférences de l’utilisateur et ce, afin de mesures d’audience.
Les informations recueillies par le biais des cookies sont utilisées exclusivement pour les besoins propres du site internet afin d’améliorer son interactivité, sa performance, et vous permettre d’avoir accès à un contenu personnalisé.
Vous avez la possibilité d’accepter ou de refuser le dépôt de cookies à tout moment. Lors de votre première connexion sur le site internet de ID FACTO, une bannière présentant des informations relatives au dépôt de cookies et de technologies similaires apparaît en bas de votre écran.
Vous pouvez à tout moment choisir de désactiver ces cookies.

L'exécution de nos missions d'intérêt public :

Nous utilisons vos données personnelles pour exécuter les missions d'intérêt public dont nous sommes investis. Un refus de votre part de nous transmettre vos données nous mettra dans l’impossibilité d'exécuter nos missions.

Finalités des traitements de données

Nous traitons vos données personnelles pour l'exécution de nos missions fixées par la loi, réalisées pour le compte de nos clients, et dont les finalités sont :

• Signification des actes judiciaires : Il s'agit de signifier tous les actes judiciaires (assignation, décision…) pour le compte de nos clients ;
• Exécution d'une décision de justice : Il s'agit de mettre à exécution les décisions de justice ainsi que tous les actes ou titres en forme exécutoire pour le compte de nos clients ;
• Délivrance d'actes authentiques (constats) : Il s'agit par exemple d'effectuer à la requête de magistrats, de professionnels ou de particuliers des constatations ;
• Vente aux enchères : Il s'agit de procéder aux ventes judiciaires ou volontaires des biens pour le compte de nos clients ;
• Recouvrement amiable et judiciaire des créances : Il s'agit d'assurer le recouvrement des créances pour le compte de nos clients ;
• Médiations judiciaire et conventionnelle : Il s'agit d'intervenir en tant que médiateur judiciaire ou amiable et accompagner les parties vers une solution du litige qui les oppose ;
• Sécurité et accès aux locaux : Il s'agit d'assurer la sécurité des personnes dans nos locaux ;
• Organisation de loteries et jeux-concours pour le compte de nos clients ;
• Conclusion et exécution d’un contrat : Il s'agit d’entrer en relation commerciale avec un fournisseur, partenaire ou client ou exécuter nos obligations contractuelles.

Par ailleurs, ID FATO traite des données personnelles parallèlement à la réalisation de ses prestations, notamment dans les finalités suivantes :

• Responsabilité sociétale et obligations légales : Il s'agit de nous conformer aux exigences légales, réglementaires, de vérification et de sécurité ;
• Paiement de nos fournisseurs : nous avons recours à différents fournisseurs et prestataires de services et traitons donc des données personnelles dans le cadre des relations avec ces derniers ;
• Paiement de nos services : Il s’agit de gérer la facturation et le paiement de nos prestations auprès de nos clients ;
• Exploitation du site Internet : les cookies (mesure d’audience et réalisation de statistiques) permettent de nous assurer de la qualité du site et de son bon fonctionnement. La page Contact permet de recueillir vos demandes d’informations et d’y répondre ;

Le tableau ci-dessous présente de manière synthétique les différents traitements opérés par ID FACTO dans le cadre de son activité professionnelle :

Nouvelles finalités pour traitements existants 

Nous pouvons être amenés à utiliser vos données pour d’autres finalités que celles pour lesquelles elles étaient traitées initialement. Cette nouvelle finalité doit cependant être compatible avec celle du traitement initial.
Nous procéderons alors à des vérifications permettant d’établir si une nouvelle utilisation de vos données est légitime au regard du critère de compatibilité prévu par la Réglementation et vous informerons de cette nouvelle finalité, le cas échéant.

Destinataires des données personnelles

Nous ne vendons, ni n’offrons vos données personnelles à un tiers.
Il peut néanmoins être nécessaire de permettre l’accès ou de transmettre vos données à des tiers dans certaines situations nécessaires à l'accomplissement de nos missions. Nous sommes ainsi susceptibles de communiquer vos données personnelles aux destinataires suivants :

• Organismes publics et acteurs judiciaires concernés : Les organismes publics comme les autorités fiscales, les autorités judiciaires ou juridictionnelles, les services de polices ou avocats (clients communs avec ID FACTO) peuvent nous demander communication de données personnelles, y compris les vôtres. Nous pouvons avoir l’obligation de répondre à leurs requêtes, après l’analyse du bien-fondé et de la légitimité de la demande.
• Prestataires et sous-traitants : nous travaillons avec des prestataires de services de Technologies de l’Information et de la Communication (hébergeurs, mainteneurs, outils de gestions des études d'huissiers, gestion des paiements, gestion des recouvrements des créances, prestataire de destruction des données…) qui auront parfois la qualité de sous-traitant au sens de la Réglementation. Les sous-traitants peuvent traiter vos données personnelles pour la prestation de ces services. Nos contrats de sous-traitance comportent les clauses nécessaires au respect de la sécurisation et de la confidentialité de vos données personnelles lors de leur traitement. Les sous-traitants agissent conformément à nos instructions. Nous restons responsables, même si nous avons recours à ces tiers.
• Clients : si vous êtes débiteur, dans le cadre de la réalisation de nos prestations, nous pouvons être amenés à communiquer vos données personnelles à vos créanciers qui sont par ailleurs nos clients.

Sécurité des données

Nous nous efforçons de protéger vos données personnelles en sécurisant au mieux leur traitement dans le cadre de nos systèmes d’information, de nos procédures en sensibilisant ou formant nos collaborateurs.
Nous nous engageons donc à prendre toutes les dispositions nécessaires, précautions utiles, mesures organisationnelles et techniques appropriées aux fins de préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données personnelles et, notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
ID FACTO se réserve le droit d’interrompre temporairement l’accès au site Internet afin de réaliser des interventions techniques, d’amélioration ou de maintenance dudit site. ID FACTO fournit ses meilleurs efforts pour limiter la durée de ces interruptions.
ID FACTO s’engage à notifier à la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) tout incident relatif à la violation de vos données personnelles dans un délai de soixante-douze (72) heures et à le résoudre dans un délai raisonnable.
Dans l’hypothèse où une telle violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, nous vous communiquerons les informations relatives à cette violation, telles que prescrites par l’article 34 du RGPD.

Traitements hors Union Européenne

Vos données personnelles sont traitées au sein de l’Union européenne et ne sont pas transmises dans un pays situé en dehors de l'Union européenne.
Dans le cas où les données personnelles feraient l'objet d'un transfert dans un pays situé hors de l'Union européenne, nous nous engageons à prendre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour assurer le même niveau de protection que celui exigé par la Réglementation.

Durée de conservation des données personnelles

Vos données personnelles sont conservées au minimum pendant la durée nécessaire aux finalités déterminées.
D’autres raisons expliquent cependant la nécessité de conserver vos données pour un délai supérieur, qui dépendent des critères suivants :

• Certaines dispositions légales ou réglementaires définissent des durées de conservation impératives que nous devons respecter.
• Dans l’éventualité d’une procédure judiciaire, nous pouvons être amenés à conserver certaines données pour être en mesure de défendre nos intérêts en justice jusqu’à ce que toute action en responsabilité soit prescrite ou définitivement close.

Conformément à ces principes :

• Compte tenu des délais de prescription et de nos obligations en matière judiciaire, fiscale, comptable et de lutte contre le blanchiment d'argent, les données personnelles des clients et de leurs débiteurs sont conservées pendant dix (10) ans ou moins si la loi l'impose ;
• Les données personnelles concernant les clients, fournisseurs ou contacts sont conservées pendant une période de trois (3) ans à compter du dernier contact avec ID FACTO ;
• Les données relatives aux « cookies » sont conservées pour une durée qui n’excède pas un (1) mois à compter de leur placement sur le terminal de l’Utilisateur ; [le plafond est de 13 mois : quelle durée souhaitez-vous retenir ?]
• Les données relatives aux candidat(e)s souhaitant rejoindre le groupe ID FACTO comme collaborateur, stagiaire ou intérimaire sont conservées six (6) mois et si vous acceptez que les données soient conservées plus longtemps pendant deux (2) ans.

Au terme de la période de conservation, les données à caractère personnel sont archivées dans l’éventualité d’un litige conformément aux règles de prescription (généralement cinq années supplémentaires, sauf pour les fournisseurs pour lesquels la durée est dix années supplémentaires), puis rendues anonymes ou détruites.

Vos droits

Conformément à la Réglementation, vous disposez des droits suivants :

Exercice de vos droits

Vous pouvez exercer les droits dont vous disposez et décrits dans le présent document à tout moment auprès de notre Correspondant à la protection des données personnelles en écrivant aux adresses suivantes :

• Par e-mail à : [javascript protected email address]
• Par courriel à : ID FACTO, Monsieur le Correspondant à la protection des données personnelles – 27/29, rue des Poissonniers, 92200 Neuilly-sur-Seine

Veillez à être précis dans votre demande afin que celle-ci puisse être traitée de manière concrète et correcte.
En cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur (par exemple en cas de demande formulée via une adresse électronique inconnue), et afin de prévenir les usurpations d'identité ou des risques d'homonymie, nous pouvons être amenés à vous demander de justifier votre identité. Une copie de la carte d'identité peut donc vous être demandée.
Nous disposons d'un délai d’un (1) mois à compter de la réception de votre demande pour y répondre, sous réserve du bien-fondé de la demande et de son caractère non manifestement excessif.

Questions ou réclamations

Nous nous efforçons de vous fournir la meilleure qualité de service. Si vous souhaitez de plus amples informations ou nous faire part d’un mécontentement relatif au traitement de vos données personnelles, vous pouvez vous adresser au Correspondant à la protection des données aux coordonnées susvisées.
En cas de violation de vos droits, vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation relative aux traitements de vos données personnelles auprès de la CNIL – www.cnil.fr  – 3 place de Fontenoy 75007 Paris.
Nous vous invitons à vous rendre sur le lien suivant afin d'obtenir davantage d'informations: https://www.cnil.fr/fr/les-droits-pour-maitriser-vos-donnees-personnelles